En handelsrelation omfatter oftest flere virksomheder, fx en leverandør, en kunde og et distributionscenter. Desuden kan adskillige afdelinger i hver virksomhed være involveret. Derfor har handelspartnere behov for, i deres datafiler, præcist at kunne identificere alle de fysiske og digitale lokationer og alle de funktioner, der er relevante for den givne handelsrelation. GLN anvendes til dette formål.

Hver funktion, der har behov for at blive adskilt fra andre funktioner, skal tildeles sit eget 13-cifrede GLN. GLN anvendes typisk i en handelsrelation, hvor parterne anvender standardiseret digital datakommunikation, som fx EANCOM og GS1 XML. Det er også et GLN der identificerer jeres virksomhed i GS1 Denmarks services GS1Trade Sync og GS1Trade Transact.

Et GLN er unikt og kan anvendes på tværs af brancher og landegrænser.

Den virksomhed, der anvender GLN, har ansvaret for at informere sine handelspartnere om de GLN, de anvender, og informationer knyttet til hvert enkelt GLN. Dette kan fx være virksomhedsnavn, adresse, telefonnummer, fax og e-mail. Informationer knyttet til en lokation eller en funktion bør findes i en fil i it-systemet, hvor GLN’et fungerer som nøglen til disse informationer.

Hvis placeringen af fx en fysisk lokation ændres, og detaljerne ikke ændres, vil leveringer gå til den ”gamle” adresse, der findes. Det er derfor vigtigt, at organisationer hurtigst muligt informerer handelspartnere om enhver introduktion af en ny GLN eller ændring af oplysninger, der er knyttet til en GLN.Vær opmærksom på at der er forskellige regler for, hvornår der skal skiftes GLN afhængig af, hvad GLN anvendes til – juridiske, funktionelle, fysiske eller digitale lokationer.

‍Se GLN allocation rules

Lokation sælges
‍Hvis en virksomhed sælger en lokation til en anden virksomhed, bør de GLN, som er associeret med den forrige ejers adresse, nedlægges. Hvis den nye ejer ønsker at identificere lokationen med et GLN, skal denne tildeles et nyt GLN.

‍Adresse fraflyttes
‍Hvis en virksomhed fraflytter en adresse og åbner en tilsvarende funktion på en ny adresse, kan man enten flytte det eksisterende GLN med til den nye adresse eller tildele et nyt GLN. En grund til at tildele et nyt nummer til den nye adresse kan være, at ejeren ønsker at beholde informationer i it-systemet, som relaterer sig til den gamle adresse. Således kan ejeren sammenholde informationer, som relaterer til henholdsvis den gamle og den nye adresse.

‍Lokationens funktion ændres
‍Hvis en funktion, som er identificeret ved et GLN ændres, bør den ansvarlige part ændre de informationer i sit IT-system, som er relateret til GLNet. Det kan fx gælde, hvis et modtagelsessted ændres til lagerfunktion.

‍Genbrug af GLN
‍Et nedlagt GLN må først genanvendes efter minimum 5 år. I denne periode skal informationer relateret til det nedlagte GLN fjernes fra handelsparternes it-systemer.