Bruger I også Excel til at holde styr på jeres emballagedata? Så læs lige med her

Da kravet om udvidet producentansvar for emballage ramte de danske virksomheder, var den første reaktion for manges vedkommende:

"Vi laver et Excelark."

Det virker hurtigt. Det virker billigt. Og det virker som en løsning, man selv har kontrol over.

Men for mange virksomheder bliver Excel hurtigt mere en nødløsning end en holdbar ditto.

For emballagedata er ikke bare tal i et regneark længere. Det er økonomi, dokumentation, sporbarhed, compliance og samarbejde på tværs af organisationen. Og når kravene vokser — blandt andet med emballageforordningen (PPWR), som træder i kraft i august — vokser konsekvenserne af fejl og manglende overblik også.

Når “det nemme” bliver det besværlige

Til at begynde med kan tanken om et Excelark til sine emballagedata forekomme overskueligt. Men virkeligheden ændrer sig hurtigt:  

• Flere medarbejdere skal arbejde i filen

• Data skal opdateres løbende

• Emballager ændrer sig

• Nye produkter kommer til  

• Dokumentation skal kunne findes frem

• Data skal bruges på tværs af afdelinger.  

Så opstår de klassiske spørgsmål. Hvilken version er den rigtige? Hvem har ændret hvad? Er tallene opdaterede? Hvor kommer dataene egentlig fra? Kan vi dokumentere dem?

Det er her, mange virksomheder vil opdage, at Excel ikke er bygget til at håndtere komplekse emballagedata over tid.

‍

Fejl i emballagedata kan blive dyrt

Når data håndteres manuelt, øges risikoen for fejl markant. Det kan være små tastefejl, forkerte materialekategorier, gradueringer eller gamle oplysninger, der aldrig blev opdateret. Men konsekvenserne kan være forkerte indberetninger som i sidste ende giver en fejlbehæftet regning til virksomhederne for håndteringen af deres emballage(affald), manglende dokumentation, ressourcetung kontrol og kvalitetssikring, risiko for bøder eller sanktioner ved forkerte indberetninger.  

Og måske vigtigst af alt: Tid.

For mange virksomheder bruger i dag overraskende mange interne ressourcer på at vedligeholde, kontrollere og validere data i regneark, som egentlig skulle have gjort arbejdet nemmere.

‍

Derfor udviklede vi GS1Trade Packaging

Som forening der varetager vores medlemmers interesser, stod det os klart, at mange GS1-medlemmer, med det udvidede producentansvar, ville stå med præcis de samme udfordringer. Og for at undgå at hver virksomhed skulle udvikle sit eget system og sin egen måde at håndtere emballagedata på, udviklede vi GS1Trade Packaging. Netop for at gøre det nemmere, mere effektivt og mere præcist for danske virksomheder at arbejde med emballagedata og leve op til kravene om udvidet producentansvar og PPWR.

Den måde at tænke på ligger naturligt i GS1’s DNA og rolle som neutral, not for profit standardiseringsorganisation, der arbejder for at gøre samhandel og dataudveksling mellem virksomheder mere effektiv og tryg.

Med GS1Trade Packaging får virksomheder ét samlet sted til arbejdet med emballagedata, så sustainability, indkøb, compliance og master data afdelingerne arbejder ud fra de samme oplysninger — ikke hver deres version i forskellige regneark. Systemet kan desuden bruges til at hente data direkte fra sine leverandører.  

Platformen gør det blandt andet også muligt at:

• Samle emballagedata ét sted

• Sikre højere datakvalitet og bedre sporbarhed

• Reducere manuelle fejl og dobbeltarbejde

• Deklarere og rapportere emballagedata nemt til myndigheder og samarbejdspartnere

• Genbruge data på tværs af forskellige rapporteringsbehov

• Understøtte kommende krav fra blandt andet PPWR – og hvad der ellers kommer i fremtiden

For mange virksomheder handler det derfor ikke kun om compliance.

Det handler også om at skabe overblik, spare tid og få større tryghed i de data, virksomheden arbejder med hver dag.

‍

Vil du lære mere om GS1Trade Packaging?

Læs mere om systemet

Find og tilmeld dig gratis introwebinar

‍