8 min.
October 2, 2025
GS1-standarder hjælper med at lokalisere personale og skabe arbejdsro
Tekst:
Karen Gahrn
Foto:
Region Midtjylland
Det har skabt større arbejdsro, at man fx kan se, om en medarbejder er optaget af patientbehandling. Systemet, der anvender GS1-standarder, er i dag en fuldt integreret del af hverdagen på afdelingen.
Aarhus Universitetshospital i Skejby er udstyret med næsten 7.500 antenner, og omkring 25.000 RFID-tags er placeret på en lang række hospitalsgenstande som senge og medicinsk udstyr. Det gør det muligt at vide, hvor tingene opholder sig på et hvilket som helst tidspunkt.
Afdelingen for Ældresygdomme har taget skridtet videre, når det gælder lokalisering. De har nemlig som den eneste hospitalsafdeling herhjemme udstyret alle medarbejdere med et personalekort med en chip, som også gør det muligt at se, hvor de befinder sig på et givent tidspunkt. Det fælles ’sprog’ som gør det muligt at dele og bruge disse informationer er standarder fra GS1, som spiller en central rolle i at sikre bedre processer for personalet på afdelingen.
Sygeplejerske Marie Nielsen har været med fra start, da afdelingen begyndte at arbejde med lokalisering af personale:
– I starten var der da snak om overvågning, blandt andet sådan noget med: ’Kan man så se, når jeg er på toilettet?’. Men det kan man ikke. Så det gik hurtigt over, for det er ikke sådan, vi bruger systemet. Vi bruger det til at styrke samarbejde og patientsikkerhed. Og vi har oplevet, at lokalisering giver mindre forstyrrelse og mindre uro, siger hun.
– Hvis jeg har brug for en kollega, men kan se, hun er inde på en stue hos en patient, så venter jeg lige, til hun er ude.
Peter Krogh Brynningsen er overlæge på afdelingen:
– Jeg kan nemt blive ringet til mange gange i løbet af en dag. Og vi arbejder i afdelingen meget med at eliminere uhensigtsmæssige kontakter, og her hjælper lokaliseringssystemet. Vi har fx patientsamtaler, hvor vi har samlet patienter og pårørende og det tværfaglige team. Her er det vigtigt, både for os, men også for patienterne, at reducere de uhensigtsmæssige kontakter. Nu kan det øvrige personale se, at jeg er i et samtalerum, siger han.
– Jeg kan også have brug for en samtale med en sygeplejerske, inden en patient skal udskrives, og inden jeg sender besked ud, så tjekker jeg lige. Det vil sige, at det går begge veje, det er også et spørgsmål om ikke at forstyrre sygeplejerskerne i deres arbejde.
Pia Serwin er lægesekretær på afdelingen for Ældresygdomme:
– Jeg opdagede hurtigt, at det er et rigtig godt system. Jeg sidder sammen med koordinatoren, så jeg bruger systemet på computeren og kan hurtigt tjekke, hvor en person er i stedet for at ringe eller måske skulle ud og lede efter vedkommende. Så det sparer tid i dagligdagen.
I starten var der da snak om overvågning, blandt andet sådan noget med: ’Kan man så se, når jeg er på toilettet?’. Men det kan man ikke. Så det gik hurtigt over, for det er ikke sådan, vi bruger systemet. Vi bruger det til at styrke samarbejde og patientsikkerhed. Og vi har oplevet, at lokalisering giver mindre forstyrrelse og mindre uro
GS1 har givet os et fælles sprog
Claus Bugge er product manager og projektleder i Region Midtjyllands centrale it-organisation og har blandt andet ansvar for lokaliseringssystemerne.
– Personalet er jo en ressource, som er tilgængelig i begrænset omfang. Det er ikke nogen hemmelighed, at både læger og sygeplejersker har travlt. Så når vi nu har investeret i alle de her antenner, har vi set på, hvordan vi kan skabe værdi ved ikke bare at lokalisere ting, men også lokalisere mennesker. Det handler om at skabe bedre samarbejde, bedre kommunikation, bedre kapacitetsstyring og en mulighed for, at forskellige faggrupper kan se, hvor kollegerne er, siger Claus Bugge.
– Vi har fra starten haft til opgave at se på, hvordan man kan bruge en teknologi, som allerede er meget udbredt inden for fx detailhandlen, der har et stort behov for at holde styr på, hvor varer er. Hvordan kunne hospitalerne få gavn af den teknologi? Vi havde hardwareteknologien, vi fik udviklet softwaresystemer hos leverandører, og vi har haft et tæt samarbejde med GS1 om standarder undervejs, forklarer han.
For Claus Bugge har GS1 været en ny samarbejdspartner.
– Jeg har været overrasket over, hvor engagerede GS1 har været i, hvordan deres standarder skaber værdi i sundhedssektoren. De er jo ikke drevet af at skulle sælge it-systemer til hospitalerne, men jeg har oplevet, at de har en stor interesse i, hvordan deres standarder bruges. Vi har haft et rigtig godt samarbejde, og jeg har været i København og besøge GS1 flere gange.
Claus Bugge har oplevet GS1’s standarder som et godt fundament for hele lokaliseringssystemet.
– Vi har kunnet sige til vores softwareleverandører: ’I skal overholde de her standarder’. Hvis vi ikke havde standarderne, så havde det været mere anarki, og så havde det nok i højere grad været vores softwareleverandører, der havde sat dagsordenen. Nu læner vi os op ad et fælles sprog, som GS1 har givet os.
Claus Bugge er product manager og projektleder i Region Midtjyllands centrale it-organisation og har blandt andet ansvar for lokaliseringssystemerne.
– Personalet er jo en ressource, som er tilgængelig i begrænset omfang. Det er ikke nogen hemmelighed, at både læger og sygeplejersker har travlt. Så når vi nu har investeret i alle de her antenner, har vi set på, hvordan vi kan skabe værdi ved ikke bare at lokalisere ting, men også lokalisere mennesker. Det handler om at skabe bedre samarbejde, bedre kommunikation, bedre kapacitetsstyring og en mulighed for, at forskellige faggrupper kan se, hvor kollegerne er, siger Claus Bugge.
– Vi har fra starten haft til opgave at se på, hvordan man kan bruge en teknologi, som allerede er meget udbredt inden for fx detailhandlen, der har et stort behov for at holde styr på, hvor varer er. Hvordan kunne hospitalerne få gavn af den teknologi? Vi havde hardwareteknologien, vi fik udviklet softwaresystemer hos leverandører, og vi har haft et tæt samarbejde med GS1 om standarder undervejs, forklarer han.
For Claus Bugge har GS1 været en ny samarbejdspartner.
– Jeg har været overrasket over, hvor engagerede GS1 har været i, hvordan deres standarder skaber værdi i sundhedssektoren. De er jo ikke drevet af at skulle sælge it-systemer til hospitalerne, men jeg har oplevet, at de har en stor interesse i, hvordan deres standarder bruges. Vi har haft et rigtig godt samarbejde, og jeg har været i København og besøge GS1 flere gange.
Claus Bugge har oplevet GS1’s standarder som et godt fundament for hele lokaliseringssystemet.
– Vi har kunnet sige til vores softwareleverandører: ’I skal overholde de her standarder’. Hvis vi ikke havde standarderne, så havde det været mere anarki, og så havde det nok i højere grad været vores softwareleverandører, der havde sat dagsordenen. Nu læner vi os op ad et fælles sprog, som GS1 har givet os.
Tidsbesparelse, arbejdsro og patientsikkerhed
Det er afdelingen for Ældresygdomme selv, der fra indflytningen på det nye hospital i foråret 2017, har valgt at tage hul på fremtiden og bruge den nye teknologi til også at lokalisere medarbejdere.
– Nu er vi så ved systematisk at undersøge, hvilken værdi systemet har skabt på afdelingen. Vi kan kun forbedre systemet i samarbejde med brugerne og derfor er deres feedback uundværlig, siger Claus Bugge.
For lægesekretær Pia Serwin er tidsbesparelse den største fordel:
– Jeg kan se, at Peter er lige præcis der og hurtigt beslutte, om jeg kan ringe til ham eller med fordel kan vente, siger hun.
Overlæge Peter Krogh Brynningsen er ikke i tvivl om fordelene for alle i afdelingen:
– Det giver bedre arbejdsmiljø og bedre kvalitet, når vi kan reducere de uhensigtsmæssige kontakter. Når jeg oplever, at jeg bliver ringet op af vores koordinator eller en sekretær, når jeg er ude af lokalet i stedet for under en samtale, tænker jeg: ’1000 tak for det’. Det er vigtigt for både mig og patienten, siger han.
Sygeplejerske Marie Nielsen er enig:
– Vi har en patientgruppe, som let bliver forstyrret af fx et opkald. En indlæggelse kan virke forvirrende nok i forvejen, så at give så meget ro som muligt er vigtigt netop i forhold til de ældre patienter.
– Vi arbejder klart mest effektivt, hvis vi har mulighed for at blive færdig med den opgave, vi er i gang med, før vi går videre til noget andet. At reducere afbrydelser betyder rigtig meget for mit arbejdsmiljø, men det betyder også noget for patientsikkerheden, siger overlægen.
– Under corona havde vi mange isolationsstuer, og der blev det endnu mere vigtigt, at vi ikke skulle åbne en masse døre for at lede efter en person. Der betød lokalisering rigtig meget, det gav en langt bedre sikkerhed. Og vi har jo stadig isolationsstuer til corona- eller influenzapatienter.
Personalelokalisering bygger på GS1-standarder
Electronic Product Code Information Services (EPCIS) er den GS1-standard, der anvendes til opsamling og deling af hændelsesdata på tværs af systemer. Standarden skaber transparens, og gør det muligt at besvare spørgsmålene: hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan.
For at systemet kan fungere, skal alle enheder være identificeret med GS1-numre – for eksempel GTIN til udstyr og GLN til lokationer. RFID/EPC-tags fungerer som fysiske informationsbærere, der kan aflæses og indeholder de GS1-numre, der identificerer objekter eller personer.
Når det handler om personalelokalisering, har hver medarbejderchip en unik kode (EPC eller tag-ID). Denne kode kobles i regionens systemer til en personidentifikator (GSRN), som er GS1-standarden til identifikation af service-relationer.
På den måde bliver det muligt at vise, at sygeplejerske NN befinder sig på stue X, hvor lokationen er baseret på GS1’s GLN.
Oplysninger om personale gemmes ikke
Medarbejderne på afdelingen for Ældresygdomme har en chip sammen med det personalekort, som alle skal bruges til fx at åbne døre. Hver chip har et unikt ID, og hver gang medarbejderen går ind i et nyt rum, opfanger antennen i rummet, at nu er personen her.
Oplysningerne kan ses på afdelingens logistiktavler, som rummer hele afdelingens kapacitetsstyring: Hvem er på arbejde, hvor ligger patienterne, hvilke stuegangslæger er tilgængelige, hvilke sygeplejersker og sekretærer er på vagt. På tavlen er et billede af hver medarbejder med diverse oplysninger – nu kan man altså også se, hvor vedkommende er.
På den store 65-tommers touchscreen kan man også indtaste: ’Hvor er Pia?’ Hvis skærmen ikke umiddelbart giver svaret. Oplysningerne kan også tilgås via en computer og personalets smartphone alt efter behov.
I dagligdagen bruger læger og sygeplejersker ofte logistikskærmene, mens koordinatorer og sekretærer arbejder ved en computer og finder oplysningerne her.
– Det er en væsentlig opgave for os, at få lokaliseringsbeskederne ud på de platforme, som klinikkerne allerede er på. Oplysningerne skal være nemt tilgængelige, intuitive og skal kunne findes der, hvor medarbejderne er, siger Claus Bugge.
Det er vigtigt for Claus Bugge at understrege, at oplysningerne om, hvor medarbejderne opholder sig, ikke bliver gemt.
– Teknologien giver mulighed for bedre støtte til personalet, ikke overvågning af dem. Lokaliseringsdata for medarbejdere er kun et live view her og nu. Når vi sætter RFID-tags på en respirator eller et rullebord, så gemmer vi oplysningerne, så vi kan spore, om og hvor udstyret er blevet brugt. Når det handler om personale, må vi kun vise, hvor denne ressource er lige nu. Vi har ikke lov til at gemme disse oplysninger. Sådan er systemet designet. Det skelner mellem teknisk udstyr og mennesker.
Fremtiden for personalelokalisering
Udviklingen af den nye lokaliseringsteknologi fortsætter, og det kan betyde, at personalet fremover potentielt kan få adgang til alt for mange informationer. Og her kan man bruge viden om, hvor personen befinder sig til at sikre, at info går til den rette på det rette tidspunkt, så det ikke er alle sygeplejersker, der forstyrres, hvis fx en patient er faldet ud af sengen.
– Vi arbejder på at gøre oplysningerne stadigt mere tilgængelige og nemmere at bruge. Fx er det måske ikke alle, der ved hvor stue J 214 er, så vil man også kunne se det på et kort, siger Claus Bugge.
Målet er at få teknologien indført på andre afdelinger på Aarhus Universitetshospital og på Regionshospitalet Gødstrup nær Herning, der allerede har infrastrukturen, men ikke er så langt med at få udbredt lokalisering i klinikken. Claus Bugge og hans kolleger kommunikerer også tæt med hospitaler på Sjælland og de nye hospitaler i Odense og Aalborg.
– Vi er enige om at bruge GS1-standarder. Og fordi vi bruger de åbne standarder fra GS1 og har åbne interfaces, så er det jo bare at sige til leverandører og innovationsinitiativer, stik snablen ned i de her informationer og brug dem til at skabe værdi, siger Claus Bugge.
– Overordnet er målet at skabe værdi, ikke kontrol. Når vi kigger bredt på lokaliseringsteknologien, så skal den forbedre effektiviteten, understøtte bæredygtighed og bidrage til datadrevet beslutningsstøtte. Det skal føre til bedre patientpleje, ressourcestyring og automatisering af processer. Og det er særligt de to sidste, vi kan styrke, når vi ved, hvor personalet er.
Overlægen får det sidste ord:
– Lokaliseringssystemet betyder noget for mig, det betyder noget for dem, jeg arbejder sammen med – og det betyder noget for de allervigtigste, nemlig patienter og pårørende. Og det er lidt tankevækkende, at da systemet på et tidspunkt var nede, så gik alle og brokkede sig over, at de manglede det. Og så er det jo nok fordi, det er en god ting at have, siger Peter Krogh Brynningsen.
– Vi har kunnet sige til vores softwareleverandører: ’I skal overholde de her standarder’. Hvis vi ikke havde standarderne, så havde det været mere anarki, og så havde det nok i højere grad været vores softwareleverandører, der havde sat dagsordenen. Nu læner vi os op ad et fælles sprog, som GS1 har givet os.
