10. min
1.4.2026
Derfor er SupplyAID banebrydende i hospitalsvæsnet
Tekst:
Karen Gahrn
Foto:
AUH
– I dag taler vi ud fra data, ikke ud fra følelser eller oplevelser. Vi ved præcis, hvad der sker hvorhenne og hvornår. Vi behøver ikke længere diskutere, hvad der er rigtig eller forkert. Vi kan tjekke data, siger Claus Ørum, som er sektionsleder i Forsyning og Service på Aarhus Universitets Hospital (AUH).
– I SupplyAID følger vi varen hele vejen. Har vi modtaget varen, måske en dellevering, hvor ligger den. Når vi bruger varen, ved vi også præcis, hvilken patient varen er brugt til. Og det ved vi på alle produkter, fra bestillingsøjeblikket til varen er brugt. Den viden har vi aldrig haft før i hospitalsvæsnet – og det gør en kæmpe forskel.
Claus Ørum har taget en HD i Supply Chain Management og er ved at afslutte en MBA ved Syddansk Universitet. Han har arbejdet inden for logistisk og indkøb hele sit liv og kender betydningen af data.
– Jeg er opfostret i detailvarehandlen og medicinalindustrien med en viden om, at hvis vi ikke ved præcis, hvad vi har, og hvad vi arbejder med, så er det svært at drive forretning.
Det er ikke nyt for Aarhus Universitetshospital at arbejde med lokalisering. Genstande, der kan genbruges, fx kørestole eller skriveborde, mærkes med RFID, mens SupplyAID som noget nyt bruges til forbrugsartikler og implantater.
– Også i SupplyAID er placering væsentlig. På en operationsgang kan det samme produkt godt skulle være flere steder. Og hvis der mangler, så skal vi have produktet flyttet, så det er klar på alle stuer. Derudover ønsker vi at bruge de ældste produkter først. Så vi skal have overblik for at kunne flytte rundt.
I SupplyAID følger vi varen hele vejen. Har vi modtaget varen, måske en dellevering, hvor ligger den. Når vi bruger varen, ved vi også præcis, hvilken patient varen er brugt til. Og det ved vi på alle produkter, fra bestillingsøjeblikket til varen er brugt. Den viden har vi aldrig haft før i hospitalsvæsnet – og det gør en kæmpe forskel.
Løsningen på en stor udfordring
Før udviklingen af SupplyAID stod hospitalet med en kæmpeudfordring. Vi bøvlede med det, som Claus Ørum siger med en jysk omskrivning.
– Vores operationsafdelinger understøttede ikke det flow, vi ønskede. Og de brugte rigtig mange penge på logistikken. Operationsafdelinger har et større behov for dyre specialiserede produkter, og derfor valgte vi at lave en differentieret tilgang og begynde her, fordi de brugte mange sygepleje- og lægeressourcer.
Så gik arbejdet i gang med at undersøge og beslutte, hvilket serviceniveau operationsafdelingerne skulle leve op til. Om andre faggrupper kunne hjælpe. Og på hvilken måde, man ønskede at tracke det medicinske udstyr.
– Derefter skulle vi beslutte, om vi skulle gå med en privat leverandør, eller vi selv skulle udvikle. Og vi fandt hurtig ud af, at hvis vi gik med vores eget system, så ville patientinformation kunne lagres på vores egne databaser, hvor de behandles fortroligt, så derfor valgte vi at gå med vores eget.
Hospitalet brugte omkring halvandet år på at udvikle det nye system i et tæt samarbejde mellem Forsyning og Service, it og praktikere.
– Det var et stort tværfagligt samarbejde, hvor vi skulle finde ud af, hvordan vi løfter opgaven. Det har virkelig været funderet på tværs af fagligheder, og jeg tror, det er derfor, det er blevet en stor succes for os, siger Claus Ørum.
Før udviklingen af SupplyAID stod hospitalet med en kæmpeudfordring. Vi bøvlede med det, som Claus Ørum siger med en jysk omskrivning.
– Vores operationsafdelinger understøttede ikke det flow, vi ønskede. Og de brugte rigtig mange penge på logistikken. Operationsafdelinger har et større behov for dyre specialiserede produkter, og derfor valgte vi at lave en differentieret tilgang og begynde her, fordi de brugte mange sygepleje- og lægeressourcer.
Så gik arbejdet i gang med at undersøge og beslutte, hvilket serviceniveau operationsafdelingerne skulle leve op til. Om andre faggrupper kunne hjælpe. Og på hvilken måde, man ønskede at tracke det medicinske udstyr.
– Derefter skulle vi beslutte, om vi skulle gå med en privat leverandør, eller vi selv skulle udvikle. Og vi fandt hurtig ud af, at hvis vi gik med vores eget system, så ville patientinformation kunne lagres på vores egne databaser, hvor de behandles fortroligt, så derfor valgte vi at gå med vores eget.
Hospitalet brugte omkring halvandet år på at udvikle det nye system i et tæt samarbejde mellem Forsyning og Service, it og praktikere.
– Det var et stort tværfagligt samarbejde, hvor vi skulle finde ud af, hvordan vi løfter opgaven. Det har virkelig været funderet på tværs af fagligheder, og jeg tror, det er derfor, det er blevet en stor succes for os, siger Claus Ørum.
Fordele ved SupplyAID
Systemet består af tre hoveddele: en varedatabase med opdaterede stamdata fra regionen og andre offentlige kilder, en scanneapp på arbejdsmobiltelefonerne til registrering af varer på lager, ved brug og ved flytning, samt hovedprogrammet på computerne, hvor man kan bestille, flytte og følge lagerbeholdningen og få et samlet overblik
– På afdelingen bruges arbejdssmartphone, som scanner GS1 datamatrixen for oplysninger om udløbstid, serienr., batchnr. og lotnr. Og det er afgørende for, at vi kan få den meget konkrete produktstyring og udløbsstyring. Selvom vi har måske 100 produkter, så kan vi identificere hvert enkelt produkt, og finde svar på, fx hvor præcis det syvende produkt befinder sig helt ned på lokationsniveau.
Med SupplyAID kan hospitalet arbejde mere bæredygtigt og reducere spild, fordi systemet giver overblik over forbruget og sikrer, at kun det nødvendige bliver købt.
– Vi har næsten elimineret vores spild og på den måde sparet en masse penge. På de halvandet år vi har været i gang, har vi alene på AUH sparet et tocifret millionbeløb, samtidig med at vi er langt mere bæredygtige.
Systemet efterlader digitale spor, så hospitalet hurtigt kan spore patienter og udstyr, hvis der opstår behov for tilbagekald.
– Og så var der det, vi på AUH kalder opgaveglidning. Vi ønskede at frigøre kliniktid og give opgaver til andre, som var uddannet inden for logistik, og det er vi lykkedes rigtig godt med, siger Claus Ørum.
– Hvor logistik før hen var en slags bifunktion for sygeplejerskerne, som ofte støttede sig til gule sedler eller måske et excel-ark, så har vi nu et system, der understøtter dette. Vi har et langt bedre overblik over leveringstider, omsætningshastighed, svind og reklamationer. Og vi har nu en mere ensartet proces på tværs af afdelinger.
Vi har næsten elimineret vores spild og på den måde sparet en masse penge. På de halvandet år vi har været i gang, har vi alene på AUH sparet et tocifret millionbeløb, samtidig med at vi er langt mere bæredygtige.
Med blikket fremad
Hvis vi ser fremad, er der hos Claus Ørum et ønske om hen ad vejen at ændre consignment-aftaler, så man får viden om varerne tidligere i forløbet og samtidig indarbejde arbejdet i budgetmodellen, så man kan følge trends og bruge oplysningerne i kommende budgetter.
– Og det tredje og største ønske: når vi planlægger en operation om fx tre måneder, så skal vi i dag manuelt sørger for, at produkterne er klar. Og der kunne vi ønske, at vores produktbestillinger fulgte med og systemet selv bestilte, det ville gøre vores verden lettere.
Imens fortsætter implementeringen af SupplyAID på alle operationsafdelinger med en ny afdeling hver tredje måned, indtil alle 17 afdelinger efter planen er i mål efteråret 2027.
– Derefter må vi se på, om andre afdelinger skal være med. Flere afdelinger har spurgt, men vi har valgt at fokusere på operationsafdelingerne, så vi ikke skal løbe i forskellige retninger.
For Claus Ørum er én pointe den allervigtigste, når man taler om at implementere et system som SupplyAID:
– Der er mange interessenter, mange brugere og for mig er det vigtigt, at arbejdet går på tværs af leverandører, læger, sygeplejersker, logistik og it. Vi er rigtig mange omkring bordet, og det at alle har bidraget positivt er det, der har fået SupplyAID til at lykkes. Jeg vil gerne lette på hatten for det tværfaglige, når vi alle arbejder sammen, så lykkes vi. Og det har været fedt at være en del af det.
Det var et stort tværfagligt samarbejde, hvor vi skulle finde ud af, hvordan vi løfter opgaven. Det har virkelig været funderet på tværs af fagligheder, og jeg tror, det er derfor, det er blevet en stor succes for os.
