Stregkoder på medicinsk udstyr reducerer lagerbeholdning og styrker patientsikkerhed
Stregkoder på medicinsk udstyr reducerer lagerbeholdning og styrker patientsikkerhed
Stregkoder på medicinsk udstyr reducerer lagerbeholdning og styrker patientsikkerhed
February 18, 2022
  |  
Af 
Sine Carlsson
|
6
 min

Ny håndtering af medicinsk udstyr

I Region Syddanmark foregik håndtering af medicinsk udstyr førhen manuelt med risiko for manglende eller forældede produkter. Nu er regionen overgået til et elektronisk lagerstyringssystem, hvor eksisterende stregkoder på produkterne anvendes. Det har medført en række fordele bl.a. tidsbesparelser og øget patientsikkerhed.

Et projekt med mange ”wins”

Tidligere foregik den daglige gennemgang af produkter til dagens operationer manuelt, hvilket var tidskrævende og indeholdt en risiko for at overse eller tage fejl af produkter. Det har derfor i mange år været et stort ønske for særligt regionens operationsafdelinger at gøre lagerstyringen af medicinsk udstyr elektronisk. Fordelene ville være at:

• Skabe bedre overblik over hvilke produkter, der er på lageret.

• Få styr på hvilke produkter, der først skal anvendes, så man undgår forældelse.

• Reducere varebeholdning.

• Skabe sporbarhed gennem hele vare flowet.

• Automatisk nedskrivning og genbestilling af produkter hos leverandørerne.

Og ikke mindst at give en sikkerhed for lægerne om, at de produkter, der skal anvendes til dagens operationer, faktisk er på lager, så risikoen for udsættelser reduceres og patientsikkerheden øges.

Daglige udfordringer på operationsgangen

Lagre på operationsgange indeholder hundredvis af varenumre. Produkterne er dyre, så lager binding skal reduceres, samtidig med at det er essentielt, at man altid har de rette produkter tilgængelige til en operation. Hvis man fx under operationen opdager, at man har brug for en anden størrelse hofteprotese end antaget, så skal den rigtige størrelse hurtigt være tilgængelig, ellers er konsekvenserne store og dyre: Forlænget operationstid for patienten, besvær med at kontakte andre hospitaler, forsinkelse af andre planlagte operationer osv.

Sterilt udstyr har en udløbsdato, som ikke må overskrides af patientsikkerhedsmæssige hensyn. Tidligere var det typisk en logistikmedarbejder, der havde til opgave at samle alle proteser med et års levetid tilbage og arkivere oplysningerne i et ringbind. En helt manuel proces med risiko for fejl, ikke mindst i forbindelse med operationer, hvor der skal handles hurtigt. For at ændre arbejdsgange blev der sammensat en projektgruppe af relevante medarbejdere til at udvikle et Warehouse Management System, der kunne overtage de tidskrævende, manuelle funktioner, så ressourcerne kunne frigives til patienterne. De eksisterende stregkoder på emballagen for medicinsk udstyr og mobile scannere skulle være bærende i projektet.

Sterilt udstyr har en udløbsdato, som ikke må overskrides af patientsikkerhedsmæssige hensyn, derfor bruges stregkoder, til at hjælpe med at holde styr på udløbsdatoerne.

Stregkoderne er der i forvejen

Når et produkt registreres til lageret, er stregkoden nøglen til de nødvendige informationer, og derfor er en stregkode med det korrekte indhold om bl.a. lot-nr. og udløbsdato en forudsætning for succes. Det er de eksisterende stregkoder på produkterne, som anvendes i processerne, og i dag er der stregkoder på alle produkter. Over 85% er mærket med GS1s globalt unikke GTIN. De resterende produkter er mærket med proprietære stregkoder, hvilket øger kompleksiteten i systemet, da der skal tages højde for flere formater. For at systemet kan fungere optimalt, er det vigtigt, at der kun er én unik, standardiseret stregkode på produktet, så identifikation kan foregå hurtigt og effektivt. Anvendelse af internationale standarder bidrager til et stærkere projekt.

Implementering i en hektisk hverdag

Selve implementeringen af det nye system foregår midt i den hektiske hverdag på afdelingen mellem personale og patienter. Derfor har ledelsen en stor opgave med at bakke op og udvise forståelse for de ressourcer, det kræver, og opbygning af internt ejerskab. Kun sådan kan det sikres, at projektet også på lang sigt er en succes. Herefter starter en større proces, hvor samtlige produkter skal oprettes i systemet med deres stregkodenummer, således at systemet genkender varen – og så er det ellers bare at sige ”bip” til hele lageret er gennemgået.

Flow med fordele og tidsbesparelse på 75%

I dag er processen enkel: Stregkoden scannes ved ankomst, og lot-numre og udløbsdato registreres automatisk i systemet. Dermed har man altid overblik over lagerstatus, og der vil eksempelvis komme en advarsel 3 måneder før udløbsdatoen er overskredet på et produkt. Hvis en producent tilbagekalder et batch, kan dette findes i systemet og på lagrene i løbet af kort tid. Når produktet forbruges, scannes stregkoden igen, og øjeblikkeligt nedskrives lageret, samtidig med at der genereres en ordre med alle nødvendige informationer til producenten. Den tid, der tidligere blev brugt til bestilling og sikring af korrekt ordreafsendelse, er reduceret med gennemsnitlig 75%. Der er ligeledes sikkerhed for, at de rigtige produkter er på hylden, hvilket øger patientsikkerheden.

Stregkoden scannes ved ankomst, og lot-numre og udløbsdato registreres automatisk i systemet.

Styrket samarbejde mellem hospital og producenter

Meget medicinsk udstyr er i konsignation, dvs. ejes af producenterne og faktureres først, når varen er forbrugt. Producenterne er derfor interesseret i at have et lille lager på det enkelte sygehus, hvilket gør det ekstra sårbart, hvis lageret ikke har det forventede antal på hylden. Ved implementeringen har det været muligt at reducere antallet af produkter, samtidig med at afdelingen trygt kan stole på, at der er styr på lageret, for i sidste ende handler det jo om patientsikkerhed. Hvis mulighederne for fejl reduceres, bliver færre operationer forsinket, og de gener, der kommer heraf, reduceres også.

Fremtidsperspektiver

Region Syddanmark er der nu seks implementeringer på henholdsvis 4 ortopædkirurgiske afdelinger og 2 røntgenafdelinger. Fremgangsmåden kan med fordel implementeres på andre afdelinger, der har behov for styring og kontrol af produkter. Der arbejdes på en integration til patientjournalen, således at de informationer der i forvejen er registreret, automatisk kan overføres til patientens journal.

GS1 services omtalt i artiklen

GS1Trade Image

GS1Trade Image leverer professionelle marketing- og planogrambilleder, der lever op til gældende krav og grafiske retningslinjer.

Hvis du ønsker selv at tage dine egne produktbilleder, kan vi også hjælpe dig med at blive certificeret til dette.

GS1Trade Sync

GS1Trade Sync er en data pool for kvalitetssikret varestamdata, som dine handelspartnere kan tilgå.

GS1Trade Sync effektiviserer dataudvekslingen mellem handelspartnere, fordi data kun skal angives ét sted. Det øger kvaliteten af varestamdata og skaber værdi for dig - og hele værdikæden.

GS1Trade Exact

GS1Trade Exact sikrer kvaliteten af jeres stamdata. Alle fysiske produkt bliver kontrolleret op mod de data, der er angivet i GS1Trade Sync.

Kvalitetssikret data for hele forsyningskæden.

GS1Trade Transact

GS1Trade Transact varetager digital modtagelse af ordrer og afsendelse af dokumenter til dine kunder. Du bestemmer selv om den skal integreres i dit økonomisystem eller du vil tilgå den online.

GTIN

GTIN (også kaldet EAN) står for 'Global Trade Item Number' og udgør den talrække, du ser under dit stregkodesymbol.

GTIN (EAN) er en global standard, der bruges til unikt at identificere digitale og fysiske produkter, så stregkoden kan scannes overalt i verden - hele vejen gennem forsyningskæden.

GLN

Med et GLN (også kaldet EAN) kan du unikt og entydigt identificere fysiske, funktionelle, juridiske eller digitale enheder.

Det kan være afsender, modtager, køber, sælger, leverandør, producent, leveringssted, betalingssted, butik eller interne afdelinger.

Nyeste GS1 Stories