8 min
30.3.2026
Tæt samarbejde mellem vareteam og sygeplejersker sikrer forsyningssikkerhed
Tekst:
Karen Gahrn
Foto:
SupplyAID
SupplyAID er et digitalt lager- og logistiksystem, som Region Midtjylland har udviklet og indført på foreløbig 10 operationsafdelinger for at sikre bedre forsyningssikkerhed af medicinsk udstyr og implantater. Systemet er tæt knyttet til hospitalernes daglige drift og skal sikre, at operationsafdelinger altid har de nødvendige materialer til rådighed.
– Det har været en stor hjælp i vores hverdag, fordi vi får mere tid til vores patienter. Før hen var det jo sygeplejerskerne, der stod for at bestille varer og brugte rigtig meget tid på det, siger Ane Kirkegaard, som er specialeansvarlig sygeplejerske på afsnittet B&O (bedøvelse og operation) NORD 3, som samarbejder med Hjerne-Ryg Kirurgi, der var en af de første operationsafdelinger til at indføre SupplyAID i maj 2024.
– Vi kunne godt opleve, at vi ikke turde gå hjem en fredag eftermiddag, før vi var sikre på, at vi havde fx dræn nok – og manglede vi, var vi nødt til at sørge for at rekvirere dem fra andre neurokirurgiske afdelinger. Det vil sige, at vi hele tiden var på i forhold til, hvad vi havde i afdelingen, og hvad vi manglede. Nu er vi fri for alt det, fordi Winnie og hendes team holder fuldstændig øje med ikke bare, hvad vi har, men også hvad der er ved at udløbe. Det har været en kæmpe hjælp for os i hverdagen.
Winnie Bechmann Eriksen var i detailhandelen før hun blev vareansvarlig på afsnittet. En ny jobfunktion, som blev indført som en del af SupplyAID. I dag er de tre ansatte i vareteamet.
Hver morgen scanner Winnie Bechmann Eriksen GS1-stregkoder og datamatrixkoder på emballagen fra det engangsudstyr, der blev brugt ved operationerne dagen før. Som vareansvarlig registrerer hun forbruget i hospitalets digitale lager- og logistiksystem, så beholdningerne opdateres, nye varer kan bestilles i tide, og operationsafdelingen altid har det nødvendige udstyr klar.
Arbejdet giver samtidig overblik over forbrug, dokumenterer sporbarhed på medicinsk udstyr og er med til at forebygge mangelsituationer i en travl klinisk hverdag.
– Vi starter dagen med at forbrugsregistrere det sygeplejerskerne dagen før har lagt i forbrugsposerne på operationsstuerne. Det registrer vi i systemet under et aftalenummer, som er koblet til patientproceduren. Så fortæller SupplyAID os, hvad vi skal have bestilt af varer og så lægger vi en ordre i RM Indkøb, forklarer Winnie Bechmann Eriksen.
– Så modtager vi varer, som også bliver lagt ind og varemodtaget i SupplyAID via datamatrixen, så vi har alle oplysninger i forhold til doknummer, varenummer, udløb og lokation bliver koblet på varen. Vi ser også på reklamationer og på erstatningsvarer, hvis noget ikke er blevet leveret.
SupplyAID har den fordel, at systemet går helt op til indkøb, vi ved præcis, hvem vi skal henvende os til, når der er produktproblemer. Logistik og innovation er mit speciale, men jeg er også dybt afhængig af et tæt samarbejde med kolleger med hensyn til det kliniske.
Mangel på varer kan have alvorlige konsekvenser
SupplyAID hjælper med at skabe overblik over, hvornår en vare tages fra lageret, hvornår den bruges i en operation og hvilken patient eller procedure, den er knyttet til.
– Jeg oplever, at jeg kan beskæftige mig med det, jeg er uddannet til. Jeg er jo ikke uddannet til at lagerstyre og bestille varer, siger Ane Kirkegaard.
– Nu kan jeg bruge min sygepleje på en helt anden måde. Jeg oplever en frihed også mentalt, fordi jeg tidligere tænkte meget på om, vi nu havde de varer, vi skulle bruge. Man siger det til Winnie og så bliver tingene gjort. Det har lettet os virkelig meget i vores hverdag.
Hvis operationsafsnittet oplever, at der mangler varer, kan det få alvorlige konsekvenser.
– Systemet er jo med til, at vi undgår, at operationer aflyses ved at forudse den mængde produkter, vi skal have på lager. Vi har været igennem år, hvor der har været forsyningssvigt. Det har været en stor udfordring, og det kan være belastende at frygte, at vi må gå på kompromis med kvaliteten, siger Ane Kirkegaard.
– Hvis vi ikke kan få det, kirurgen skal bruge, så må vi aflyse vores patienter. Det skete sjældent, fordi vi gik ind og kæmpede kampen for at skaffe det, vi skulle bruge, men det var selvfølgelig en risiko.
Den risiko er mindre i dag, understreger Winnie Bechmann Eriksen:
– SupplyAID har den fordel, at systemet går helt op til indkøb, vi ved præcis, hvem vi skal henvende os til, når der er produktproblemer. Logistik og innovation er mit speciale, men jeg er også dybt afhængig af et tæt samarbejde med kolleger medhensyn til det kliniske.
SupplyAID hjælper med at skabe overblik over, hvornår en vare tages fra lageret, hvornår den bruges i en operation og hvilken patient eller procedure, den er knyttet til.
– Jeg oplever, at jeg kan beskæftige mig med det, jeg er uddannet til. Jeg er jo ikke uddannet til at lagerstyre og bestille varer, siger Ane Kirkegaard.
– Nu kan jeg bruge min sygepleje på en helt anden måde. Jeg oplever en frihed også mentalt, fordi jeg tidligere tænkte meget på om, vi nu havde de varer, vi skulle bruge. Man siger det til Winnie og så bliver tingene gjort. Det har lettet os virkelig meget i vores hverdag.
Hvis operationsafsnittet oplever, at der mangler varer, kan det få alvorlige konsekvenser.
– Systemet er jo med til, at vi undgår, at operationer aflyses ved at forudse den mængde produkter, vi skal have på lager. Vi har været igennem år, hvor der har været forsyningssvigt. Det har været en stor udfordring, og det kan være belastende at frygte, at vi må gå på kompromis med kvaliteten, siger Ane Kirkegaard.
– Hvis vi ikke kan få det, kirurgen skal bruge, så må vi aflyse vores patienter. Det skete sjældent, fordi vi gik ind og kæmpede kampen for at skaffe det, vi skulle bruge, men det var selvfølgelig en risiko.
Den risiko er mindre i dag, understreger Winnie Bechmann Eriksen:
– SupplyAID har den fordel, at systemet går helt op til indkøb, vi ved præcis, hvem vi skal henvende os til, når der er produktproblemer. Logistik og innovation er mit speciale, men jeg er også dybt afhængig af et tæt samarbejde med kolleger medhensyn til det kliniske.
En fordel for patienter, personale og økonomi
Winnie Bechmann Eriksen er oversygeplejerske og har det overordnede ansvar for SupplyAID på Bedøvelse og Operation NORD, Hjerne- og rygkirurgisk operationsafsnit NORD 3. Hun deltager også i koordinerende datamøder mellem klinikere, forsyning og innovation.
– Generelt er SupplyAID en kæmpe hjælp i hverdagen, fordi de, der styrer systemet ved, hvad de gør. Og som Ane siger, det er vi ikke uddannet til. Det, der kan udfordre, det er varekendskabet, så derfor kræver det et tæt samarbejde mellem vareteamet og sygeplejerskerne. Og her kan Ane fx hjælpe med at afsøge markedet, på den måde kan sygeplejerskens specialkendskab ikke undværes, siger hun.
– Det nye system har bragt en ny faggruppe ind på vores afsnit. Det har krævet tilvænning fra begge sider. Men det er et dynamisk samarbejde, som udvikler sig, jo bedre man lærer hinanden at kende.
SupplyAID har været en økonomisk gevinst for afdelingen, understreger oversygeplejersken og giver et par eksempler:
– Vareteamet kan fx observere, at vi har en vare på hylderne, som vi aldrig bruger, og så kan vi kontakte kirurgerne og måske få det udfaset og på den måde få ryddet op. Vi har også økonomisk succes i forhold til at kunne samarbejde med kirurgisk afdeling om indkøb i stor volumen til specielle patientgrupper. Så sikrer vi, at vi ikke løber ind i forsyningsproblemer, og det er en gevinst både på patientsiden og den økonomiske side.
SupplyAID gør det nemt at trække data om, hvornår det bliver kritisk med en specifik vare, fordi alt er registreret. Det betyder, at hverdagen føles mere sikker.
– Det er vigtigt for os, at vi kan skaffe korrekte data. Vi havde for nylig brug for data om en speciel type dræn: Hvor mange operationer laver vi, og hvor mange dræn bruger vi. Der kunne vi gå til vareteamet, som kunne finde de præcise data, siger Winnie Bechmann Eriksen.
– Vi er jo et meget lille speciale og bruger produkter, man ikke bare lige kan låne fra andre operationsafsnit. Det er så specielt, det vi bruger til operation i hjernen, at vi hele tiden skal være foran. Vi får patienter ind akut, som er meget, meget dårlige og skal opereres hurtigt, så vier dybt afhængige af, at navigationen fungerer, så vi kan sikre vores hverdag.
Det har været en stor hjælp i vores hverdag, fordi vi får mere tid til vores patienter. Før hen var det jo sygeplejerskerne, der stod for at bestille varer og brugte rigtig meget tid på det.
